Vous avez l'impression de courir toute la journée sans jamais finir ? Votre liste s'allonge plus vite qu'elle ne raccourcit, et le soir vous pensez encore à tout ce qui reste ? Avoir trop de choses à faire est très courant. Ce n'est pas un défaut de caractère. C'est presque toujours un problème de calcul : on prévoit plus de travail que le temps ne le permet.
Voici des conseils simples, à appliquer tout de suite.
Le premier réflexe est de tout sortir de votre tête. Prenez une feuille ou une note sur votre téléphone, et écrivez tout ce qui vous occupe l'esprit : travail, maison, papiers, rendez-vous, messages à envoyer, petites corvées.
Ne triez pas encore. Écrivez seulement. Comptez 10 minutes.
Pourquoi ça marche : une tâche gardée en mémoire vous fatigue, même si vous n'y travaillez pas. Une fois écrite, elle devient un objet que vous pouvez regarder calmement.
C'est l'étape que presque personne ne fait, et c'est la plus utile. À côté de chaque ligne, notez combien de temps elle prend vraiment : 5 min, 30 min, 2 h…
Deux règles : - Soyez honnête. On sous-estime souvent. Si vous hésitez entre 20 et 40 minutes, notez 40. - Découpez les grosses tâches. « Préparer le dossier » ne veut rien dire. « Rassembler les factures (20 min) » et « Remplir le formulaire (30 min) », c'est clair.
Additionnez ensuite. Le total surprend souvent : beaucoup de gens découvrent qu'ils ont 25 heures de travail prévues pour une semaine qui n'en laisse que 10 de libres.
Regardez votre semaine. Retirez le sommeil, les repas, les trajets, les réunions, les enfants, les imprévus habituels. Ce qui reste, c'est votre vrai temps disponible.
Gardez une marge : ne remplissez jamais plus de 70 à 80 % de ce temps. Le reste servira aux urgences, aux retards et aux pauses. Sans marge, le moindre imprévu fait tout tomber.
Comparez maintenant les deux chiffres : temps nécessaire et temps disponible. S'il y a un écart, ce n'est pas vous qui êtes trop lent. C'est la liste qui est trop longue.
Reprenez votre liste et classez chaque tâche :
Le troisième tas est le plus difficile, et le plus libérateur. Demandez-vous : « Que se passe-t-il vraiment si je ne le fais pas ? » Souvent, la réponse est : pas grand-chose.
Chaque nouvelle demande prend la place d'autre chose. Avant de dire oui, posez-vous une question : « Qu'est-ce que je retire pour faire de la place ? »
Quelques phrases simples à utiliser : - « Je peux m'en occuper, mais pas avant jeudi. » - « Si je fais ça, je dois décaler tel autre travail. Lequel est le plus important pour vous ? » - « Je ne peux pas cette semaine. »
Les petites choses (mails, appels, courses, papiers) coupent votre journée en morceaux. Regroupez-les dans un ou deux créneaux fixes, par exemple 30 minutes en fin de matinée. Vous perdrez moins de temps à passer d'une chose à l'autre.
Chaque matin, ou la veille au soir, notez les trois tâches qui comptent le plus. Commencez par elles, si possible dans le moment où vous avez le plus d'énergie. Si elles sont faites, la journée est réussie, même si le reste attend.
Une liste vieillit vite. Prenez 15 minutes chaque fin de semaine pour rayer ce qui est fait, revoir le tas « plus tard » et refaire le calcul temps nécessaire / temps disponible. C'est ce petit rendez-vous qui empêche la pile de remonter.
Les conseils ci-dessus suffisent pour démarrer. Si vous voulez un outil prêt à l'emploi, le guide complet « Trop de choses à faire ? Le calculateur de charge » vous donne une méthode guidée pas à pas et un calculateur pour faire l'étape 2 et l'étape 3 plus vite et sans rien oublier : vous entrez vos tâches et votre temps libre, et vous voyez clairement ce qui tient dans votre semaine et ce qui dépasse. Il ne fera pas le travail à votre place, mais il vous évite de refaire ce calcul à la main et vous aide à décider plus sereinement quoi garder, décaler ou abandonner.
Pour aller plus loin : Trop de choses à faire ? Le calculateur de charge qui vous dit en 5 minutes ce qui tient vraiment dans votre (9.00 €)